کار را با یک انبار، کالا و واحد مشخص آغاز کنید، سپس پیش از ثبت هرگونه سند تعدیل، شمارش واقعی را با گردش‌های ثبت‌شده مقایسه نمایید. در ادامه روشی کاربردی برای تحلیل مغایرت‌های انبارگردانی و پیوند آن‌ها با فروش، حواله‌های بین‌انباری و مرجوعی‌ها ارائه شده است.
پاسخ کوتاه چیست؟
انبارگردانی یعنی مقایسه موجودی فیزیکی شمارش‌شده در یک مکان و زمان مشخص با موجودی ثبت‌شده همان کالا در سیستم. در صورت مشاهده مغایرت، دوباره شمارش کنید و فرآیندهای فروش، رسید کالا، حواله، مرجوعی و واحد سنجش را بررسی نمایید؛ سپس تعدیل مستند را از مسیر اختصاصی ثبت کنید. تغییر دستی عدد برای هماهنگی با قفسه بدون کشف علت، خطایی پنهان ایجاد می‌کند که با سفارش بعدی مجدداً تکرار می‌شود.
چگونه پیش از شروع، دامنه انبارگردانی را تعیین کنیم؟
یک انبار مشخص و گروهی از کالاها را که قابل بررسی دقیق باشند انتخاب کنید. زمان شروع شمارش و افراد مجری را ثبت کنید و نحوه مدیریت گردش کالا در حین شمارش را مشخص نمایید: جابه‌جایی کالا در بخش شمارش‌شده را موقتاً متوقف کنید یا تمام تراکنش‌های بعدی را ثبت نمایید تا مقایسه در همان مقطع زمانی اولیه انجام شود. شمارش صبح را با موجودی دفتری که پس از فروش عصر تغییر کرده مقایسه نکنید.
واحدهای فروش تکی را از کارتن‌های بسته‌بندی کل تفکیک کنید و بارکد و تنوع کالایی (Variant) را تطبیق دهید. دو بسته مشابه با دو وزن یا حجم متفاوت، یک کالای یکسان نیستند. همچنین کالای آسیب‌دیده یا مرجوعی در انتظار بررسی ممکن است در انبار موجود باشد اما نباید قابل فروش تلقی شود؛ وضعیت آن را تفکیک‌شده ثبت کنید نه اینکه مستقیماً به موجودی آماده فروش اضافه نمایید.
تصویر واقعی داشبورد Mollkom چه چیزی را نشان می‌دهد؟
در Joolyoo موقعیت‌های انبارداری و بخش‌های مجزایی برای انتقال، انبارگردانی و گزارش گردش نمایش داده می‌شود. از انبار مدنظر شروع کنید، سپس تراکنش و کد رهگیری آن را دنبال کنید. وجود یک حواله انتقال در فهرست، به معنای تأیید رسید آن در انبار مقصد نیست و باز کردن صفحه انبارگردانی نیز به معنای اعمال مغایرت محسوب نمی‌شود. راهنمای انبارداری در ادامه، محل این ابزارها و مراحل راستی‌آزمایی را تشریح می‌کند.
چگونه مغایرت را گام‌به‌گام بررسی کنیم؟
- شناسه کالا، بارکد، واحد سنجش و انبار را تطبیق دهید و سپس بدون نگاه به موجودی دفتری، دوباره شمارش را انجام دهید.
- سفارش‌ها، وضعیت بسته‌بندی و تراکنش‌های بازه زمانی را به دقت بازبینی کنید، نه فقط تعداد کل سفارش‌ها را.
- حواله‌های خروجی، ورودی، وضعیت رسید قطعی و کالاهای مرجوعی تعیین‌تکلیف‌نشده را بررسی کنید.
- دلیل و مستند مغایرت را ثبت کنید، سپس فرآیند ثبت تعدیل و سطح دسترسی لازم را پیش از تأیید نهایی بازبینی نمایید.
- پس از ثبت نهایی، گزارش کاردکس و گردش کالا را مجدداً بررسی کنید تا مطمئن شوید اصلاحیه تنها یک‌بار و در موقعیت انبار صحیح اعمال شده است.
یک نمونه مغایرت انبارگردانی به چه صورت است؟
یک نمونه محاسباتی آموزشی، نه داده‌های واقعی فروش Joolyoo: موجودی ثبت‌شده در سیستم 24 عدد و شمارش واقعی 22 عدد است؛ بنابراین مغایرت اولیه -2 خواهد بود. اگر دو خروج ثبت‌نشده در انبار پیدا کردید، سند مرجع آن‌ها را ثبت کنید، نه اینکه کسری دستی اعمال کرده و سپس تراکنش خروج را دوباره ثبت نمایید. اگر دلیلی پیدا نشد، مغایرت را برای بررسی مستند نگه دارید و برای پوشاندن آن فاکتور خرید یا فروش ساختگی صادر نکنید.
برای هر بازبینی از یک فرم ساده استفاده کنید: نام کالا، بارکد، انبار، واحد، زمان شمارش، موجودی سیستمی، مقدار شمارش‌شده، مغایرت، علت، شماره مرجع تراکنش و نام بازبین. این فهرست کاری پیشنهادی است و به معنای وجود تمام این فیلدها در یک فرم واحد درون پلتفرم نیست.
آیا در هر نوبت باید تمام انبار فروشگاه شمارش شود؟
می‌توانید بر اساس گردش، ارزش ریالی کالا و تکرار مغایرت‌ها، شمارش دوره‌ای را برای دسته‌های کوچک‌تر برنامه‌ریزی کنید و انبارگردانی کامل را در صورت نیاز انجام دهید. زمان‌بندی را بر پایه آمار فعالیت خود تنظیم کنید نه یک تقویم ثابت یکسان برای همه. اگر در اقلامی که همزمان در صندوق حضوری و فروشگاه آنلاین فروخته می‌شوند کسری مداوم دارید، پیش از افزایش تعداد دفعات شمارش، انبار متصل به هر کانال فروش را بازبینی کنید.
چگونه مطمئن شویم مشکل انبار رفع شده است؟
موجودی و کاردکس کالا را بررسی کرده و سپس یک چرخه عملیاتی بعدی را زیر نظر بگیرید. تطابق لحظه‌ای موجودی نشان‌دهنده رفع ریشه‌ای مسئله نیست. روند مغایرت‌های مکرر و دلایل آن‌ها را بررسی کنید و کاهش موجودی ناشی از انبارگردانی را فوراً به معنای سرقت یا از دست رفتن قطعی فروش در نظر نگیرید.
چگونه در Mollkom شروع کنیم؟
کاتالوگ محصولات و موقعیت‌های انبار خود را آماده کنید، سپس راهنماهای انبارداری و پیکربندی موجودی زیر را دنبال نمایید. Mollkom کالاها، سفارش‌ها، موجودی، صندوق فروش (POS) و ارسال را در یک محیط عملیاتی یکپارچه گرد هم می‌آورد؛ پیش از گسترش فرآیندها، با یک محدوده کوچک و قابل پایش کار را آغاز کنید.
