किसी निश्चित वेयरहाउस, आइटम और यूनिट से शुरुआत करें; फिर कोई भी समायोजन मंज़ूर करने से पहले वास्तविक गिनती की तुलना दर्ज गतिविधियों से करें। इन्वेंट्री विसंगतियों को समझने और उन्हें बिक्री, ट्रांसफर व रिटर्न से जोड़ने का व्यावहारिक तरीका यहाँ दिया गया है।
संक्षेप में उत्तर क्या है?
इन्वेंट्री ऑडिट का अर्थ है किसी निश्चित स्थान और समय पर गिने गए स्टॉक की तुलना उसी आइटम के सिस्टम में दर्ज बैलेंस से करना। जब कोई अंतर दिखे, तो दोबारा गिनती करें और बिक्री, प्राप्ति, ट्रांसफर, रिटर्न व माप की इकाई की समीक्षा करें; फिर निर्धारित प्रक्रिया के ज़रिए उचित सुधार लागू करें। कारण जाने बिना सिर्फ शेल्फ़ से मिलाने के लिए संख्या बदल देने से वह गलती छिप सकती है जो अगले ऑर्डर में फिर दोहराई जाएगी।
शुरू करने से पहले ऑडिट का दायरा कैसे तय करें?
एक स्पष्ट वेयरहाउस और समीक्षा योग्य प्रोडक्ट ग्रुप चुनें। गिनती शुरू होने का समय और इसे कौन कर रहा है, यह दर्ज करें; और तय करें कि उस दौरान गतिविधियों को कैसे संभालना है: गिने जाने वाले क्षेत्र में कुछ समय के लिए मूवमेंट रोक दें, या उसके बाद की हर गतिविधि दर्ज करें ताकि तुलना उसी निश्चित समय के संदर्भ में हो सके। सुबह की गिनती की तुलना शाम की बिक्री के बाद बदले हुए बैलेंस से कभी न करें।
बिक्री यूनिट्स को सप्लायर बॉक्स से अलग रखें, और आइटम व उसके वेरिएंट के बारकोड की पुष्टि करें। दो अलग-अलग साइज़ के एक जैसे दिखने वाले पैक एक ही प्रोडक्ट नहीं होते। इसी तरह, डैमेज प्रोडक्ट या जांच के अधीन रिटर्न भौतिक रूप से मौजूद तो हो सकते हैं लेकिन बिक्री के लिए उपलब्ध नहीं होते; उन्हें सीधे बिक्री योग्य स्टॉक में जोड़ने के बजाय उनकी स्थिति दर्ज करें।
Mollkom की वास्तविक स्क्रीन क्या दर्शाती है?
Joolyoo में स्टोरेज लोकेशन और ट्रांसफर, ऑडिट व गतिविधियों के लिए अलग-अलग रास्ते दिखाई देते हैं। संबंधित वेयरहाउस से शुरुआत करें, फिर प्रक्रिया और उसके संदर्भ को ट्रैक करें। सूची में किसी ट्रांसफर का दिखना यह साबित नहीं करता कि वह दूसरे वेयरहाउस में प्राप्त हो चुका है, और ऑडिट स्क्रीन खोलने का यह मतलब नहीं है कि मात्रा का अंतर मंज़ूर कर दिया गया है। नीचे दिया गया वेयरहाउस गाइड इन टूल्स के स्थान और सत्यापन के चरणों को समझाता है।
कदम-दर-कदम किसी अंतर की समीक्षा कैसे करें?
- आइटम की पहचान, बारकोड, यूनिट और वेयरहाउस की पुष्टि करें, फिर अनुमानित बैलेंस की नकल किए बिना दोबारा गिनती करें।
- उस अवधि के दौरान ऑर्डर्स, उनकी पूर्ति की स्थिति और गतिविधियों की समीक्षा करें, केवल ऑर्डर्स की संख्या पर निर्भर न रहें।
- आउटगोइंग व इनकमिंग ट्रांसफ़र, रसीद की स्थिति और उन रिटर्न्स की जांच करें जिनकी जांच अभी पूरी नहीं हुई है।
- अंतर का कारण और उसका प्रमाण दर्ज करें, फिर समायोजन को मंज़ूर करने से पहले ज़रूरी प्रक्रिया और अनुमतियों की समीक्षा करें।
- मंज़ूरी के बाद, मूवमेंट लॉग और बैलेंस दोबारा खोलें तथा सुनिश्चित करें कि सुधार केवल एक बार और सही स्थान पर लागू हुआ है।
इन्वेंट्री अंतर का व्यावहारिक उदाहरण कैसा दिखता है?
यह एक शैक्षणिक गणना उदाहरण है, Joolyoo का बिक्री डेटा नहीं: सिस्टम में दर्ज बैलेंस 24 पैक है, और वास्तविक गिनती 22 है, यानी प्रारंभिक अंतर -2 है। यदि आपको दो ऐसे आउटगोइंग मूवमेंट मिलते हैं जो दर्ज नहीं थे, तो मैन्युअल कमी बनाकर दोबारा आउटगोइंग दर्ज करने के बजाय उनके सही संदर्भ को ठीक करें। यदि कोई कारण न मिले, तो अंतर को समीक्षा के लिए प्रलेखित रखें और उसे छिपाने के लिए कोई मनगढ़ंत खरीद या बिक्री गतिविधि न बनाएं।
प्रत्येक समीक्षा के लिए एक सरल रिकॉर्ड रखें: आइटम का नाम, बारकोड, वेयरहाउस, यूनिट, गिनती का समय, तुलना के समय दर्ज बैलेंस, गिने गए आइटम की संख्या, अंतर, कारण, गतिविधि संदर्भ और समीक्षक का नाम। यह एक सुझाई गई कार्य-सूची है; इसका यह दावा नहीं है कि हर फ़ील्ड प्लेटफ़ॉर्म के एक ही फ़ॉर्म में दिखाई देती है।
क्या हर बार पूरे स्टोर का ऑडिट करना ज़रूरी है?
आप उत्पादों की आवाजाही, उनके मूल्य और विसंगतियों की आवृत्ति के आधार पर छोटे समूहों की नियमित गिनती आयोजित कर सकते हैं, और आवश्यकता पड़ने पर व्यापक ऑडिट कर सकते हैं। सभी के लिए एक निश्चित समय तय करने के बजाय अपने व्यावसायिक डेटा के अनुसार चक्र चुनें। यदि पीओएस (POS) और ऑनलाइन स्टोर दोनों से बिकने वाले उत्पादों में लगातार कमी आ रही है, तो गिनती बढ़ाने से पहले प्रत्येक चैनल से जुड़े वेयरहाउस की जांच करें।
आपको कैसे पता चलेगा कि समस्या हल हो गई है?
बैलेंस और मूवमेंट लॉग की पुष्टि करें, फिर अगले परिचालन चक्र पर नज़र रखें। किसी एक क्षण में बैलेंस का मेल खा जाना यह साबित नहीं करता कि मूल कारण समाप्त हो गया है। बार-बार होने वाले अंतरों और उनके कारणों पर नज़र रखें; ऑडिट के परिणामस्वरूप बैलेंस में आई कमी को अपने आप चोरी या बिक्री का नुकसान न मानें।
Mollkom पर शुरुआत कैसे करें?
अपना कैटलॉग और स्टोरेज लोकेशन तैयार करें, फिर नीचे दिए गए वेयरहाउस और संबंधित इन्वेंट्री सेटअप गाइड का पालन करें। Mollkom प्रोडक्ट्स, ऑर्डर्स, इन्वेंट्री, पीओएस (POS) और डिलीवरी को एक ही ऑपरेटिंग एनवायरनमेंट में जोड़ता है; काम का विस्तार करने से पहले एक छोटे, प्रबंधनीय दायरे से शुरुआत करें।
