کسی مخصوص گودام، پروڈکٹ اور یونٹ سے شروعات کریں، پھر کسی بھی ایڈجسٹمنٹ کی منظوری سے قبل فزیکل گنتی کا موازنہ سسٹم میں درج نقل و حرکت سے کریں۔ انوینٹری کے فرق کو سمجھنے اور اسے فروخت، منتقلی اور ریٹرنز سے جوڑنے کا ایک عملی طریقہ یہاں موجود ہے۔
مختصر جواب کیا ہے؟
انوینٹری آڈٹ دراصل کسی مخصوص جگہ اور وقت پر فزیکل گنتی کا اسی پروڈکٹ کے ریکارڈ شدہ بیلنس سے موازنہ کرنا ہے۔ جب کوئی فرق سامنے آئے، تو دوبارہ گنتی کریں اور سیلز، وصولیوں، ٹرانسفرز، ریٹرنز اور یونٹ آف میژر کا جائزہ لیں، پھر مخصوص طریقہ کار کے تحت درست جواز کے ساتھ ایڈجسٹمنٹ منظور کریں۔ وجہ جانے بغیر شیلف سے ملانے کے لیے سسٹم میں نمبر تبدیل کرنا اصل خرابی کو چھپا سکتا ہے جو اگلے آرڈر پر دوبارہ سامنے آ جائے گی۔
گنتی شروع کرنے سے پہلے آڈٹ کا دائرہ کار کیسے طے کریں؟
ایک واضح گودام اور پروڈکٹس کا مخصوص گروپ منتخب کریں۔ گنتی شروع کرنے کا وقت اور عملے کا نام درج کریں، اور یہ طے کریں کہ اس دوران اسٹاک کی نقل و حرکت کیسے سنبھالی جائے گی: یا تو گنتی والے حصے میں ہینڈلنگ عارضی طور پر روک دیں، یا بعد کی ہر موومنٹ کو نوٹ کریں تاکہ اسی لمحے کے مطابق موازنہ کیا جا سکے۔ صبح کی فزیکل گنتی کا شام کی سیلز کے بعد تبدیل شدہ بیلنس سے کبھی موازنہ نہ کریں۔
ریٹیل فروخت کے یونٹس کو سپلائی باکسز سے الگ رکھیں، اور آئٹم کا بارکوڈ اور ویرینٹ لازماً چیک کریں۔ دو مختلف سائز والی ایک جیسی پیکنگز ایک پروڈکٹ شمار نہیں ہوتیں۔ اسی طرح خراب شدہ یا جانچ کے مرحلے میں موجود ریٹرن آئٹمز فزیکلی موجود ہو سکتی ہیں لیکن فروخت کے لیے دستیاب نہیں ہوتیں؛ انہیں فوراً دستیاب اسٹاک میں شامل کرنے کے بجائے ان کا اصل اسٹیٹس ریکارڈ کریں۔
Mollkom کی اصل اسکرین کیا ظاہر کرتی ہے؟
Joolyoo میں اسٹوریج کے مقامات اور ٹرانسفر، آڈٹ اور موومنٹ لاگز کے الگ الگ راستے نظر آتے ہیں۔ متعلقہ گودام سے آغاز کریں، پھر آپریشن اور اس کے ریفرنس کو ٹریک کریں۔ لسٹ میں ٹرانسفر کا نظر آنا دوسرے گودام میں اس کی وصولی کا ثبوت نہیں، اور آڈٹ اسکرین کھولنے کا مطلب یہ نہیں کہ اسٹاک کا فرق منظور ہو چکا ہے۔ نیچے دیا گیا ویئر ہاؤس گائیڈ ان ٹولز کی پوزیشن اور تصدیقی مراحل کی وضاحت کرتا ہے۔
آپ مرحلہ وار فرق کا جائزہ کیسے لیں؟
- پروڈکٹ کی شناخت، بارکوڈ، یونٹ اور گودام کی تصدیق کریں، پھر متوقع بیلنس کی نقل کیے بغیر دوبارہ گنتی کریں۔
- اس مدت کے دوران آرڈرز، فل فلمنٹ کے اسٹیٹس اور انوینٹری موومنٹس کی جانچ کریں، صرف آرڈرز کی تعداد پر انحصار نہ کریں۔
- آؤٹ گوئنگ اور ان کمنگ ٹرانسفرز، وصولی کا اسٹیٹس اور نامکمل جانچ والے ریٹرنز کی جانچ پڑتال کریں۔
- فرق کی وجہ اور اس کا ثبوت ریکارڈ کریں، پھر منظوری سے قبل مطلوبہ اجازت اور ایڈجسٹمنٹ کے طریقہ کار کا جائزہ لیں۔
- منظوری کے بعد، موومنٹ ہسٹری اور بیلنس کو دوبارہ کھولیں اور تصدیق کریں کہ تصحیح درست جگہ پر صرف ایک بار لاگو ہوئی ہے۔
انوینٹری کے فرق کی مثال کیسی ہوتی ہے؟
یہ ایک وضاحتی حسابی مثال ہے، Joolyoo کا سیلز ڈیٹا نہیں: ریکارڈ شدہ بیلنس 24 یونٹس ہے، جبکہ اصل گنتی 22 ہے، تو ابتدائی فرق -2 بنتا ہے۔ اگر آپ کو سسٹم میں غیر درج شدہ 2 آؤٹ فلو موومنٹس ملیں، تو مینوئل کمی درج کرنے اور بعد میں آؤٹ فلو دوبارہ ریکارڈ کرنے کے بجائے ان کے اصل ریفرنس سے مسئلہ حل کریں۔ اگر کوئی وجہ نہ ملے تو فرق کو ریکارڈ پر رکھیں اور اسے چھپانے کے لیے کوئی جعلی خریداری یا فروخت کا اندراج نہ کریں۔
ہر جائزے کے لیے ایک سادہ لاگ استعمال کریں: پروڈکٹ کا نام، بارکوڈ، گودام، یونٹ، گنتی کا وقت، موازنہ کے وقت کا بیلنس، اصل گنتی، فرق، وجہ، ٹرانزیکشن ریفرنس اور آڈیٹر کا نام۔ یہ ایک مجوزہ ورک لسٹ ہے؛ یہ دعویٰ نہیں کہ پلیٹ فارم کے اندر یہ تمام خانے ایک ہی فارم میں دکھائی دیتے ہیں۔
کیا ہر بار پورے اسٹور کی انوینٹری کا آڈٹ کرنا ضروری ہے؟
آپ پروڈکٹ کی فروخت کی رفتار، مالیت اور بار بار ہونے والے فرق کی بنیاد پر چھوٹے گروپس کی باقاعدہ گنتی ترتیب دے سکتے ہیں، جبکہ ضرورت پڑنے پر مکمل آڈٹ کریں۔ سب کے لیے ایک فکسڈ شیڈول رکھنے کے بجائے اپنے کاروباری ڈیٹا کے مطابق دورانیہ طے کریں۔ اگر کیشئر اور آن لائن اسٹور دونوں پر فروخت ہونے والی اشیاء میں مسلسل کمی آ رہی ہے، تو گنتی کے اوقات بڑھانے سے پہلے ہر چینل سے منسلک گودام کا جائزہ لیں۔
آپ کیسے جانیں گے کہ مسئلہ حل ہو گیا ہے؟
بیلنس اور ٹرانزیکشن ہسٹری کی تصدیق کریں، پھر اگلے آپریشنل سائیکل پر نظر رکھیں۔ ایک لمحے کے لیے بیلنس کا برابر ہونا مسئلے کے مستقل خاتمے کا ثبوت نہیں ہوتا۔ بار بار آنے والے فرق اور ان کی وجوہات کو مانیٹر کریں، اور آڈٹ کے نتیجے میں بیلنس کم ہونے کو فوری طور پر چوری یا سیلز کا نقصان نہ سمجھیں۔
Mollkom پر شروعات کیسے کریں؟
اپنا کیٹلاگ اور اسٹوریج کے مقامات تیار کریں، پھر نیچے دی گئی گودام اور انوینٹری سیٹنگز کی گائیڈز پر عمل کریں۔ Mollkom ایک ہی آپریٹنگ ماحول میں پروڈکٹس، آرڈرز، انوینٹری، پوائنٹ آف سیل (POS) اور ڈیلیوری کو یکجا کرتا ہے؛ کاروبار کو وسعت دینے سے پہلے ایک قابل انتظام دائرہ کار سے آغاز کریں۔
