Hãy bắt đầu từ một kho, một sản phẩm và một đơn vị cụ thể, sau đó đối chiếu số lượng đếm thực tế với các giao dịch đã ghi nhận trước khi phê duyệt bất kỳ điều chỉnh nào. Dưới đây là phương pháp thực tế để nắm bắt chênh lệch kiểm kê và liên kết với bán hàng, điều chuyển và hoàn trả.
Câu trả lời ngắn gọn là gì?
Kiểm kê kho là việc đối chiếu số lượng kiểm đếm tại một địa điểm và thời điểm nhất định với số dư sổ sách của chính sản phẩm đó. Khi xuất hiện chênh lệch, hãy đếm lại và rà soát bán hàng, nhập kho, điều chuyển, trả hàng cùng đơn vị đo lường, sau đó mới xác nhận điều chỉnh có căn cứ qua quy trình quy định. Tự ý sửa số liệu cho khớp với kệ mà không rõ nguyên nhân có thể che giấu sai sót lặp lại ở đơn hàng tiếp theo.
Làm thế nào để xác định phạm vi kiểm kê trước khi bắt đầu?
Hãy chọn một kho cụ thể và một nhóm sản phẩm dễ kiểm soát. Ghi nhận thời gian bắt đầu đếm và người thực hiện, đồng thời quy định cách xử lý các biến động phát sinh trong quá trình kiểm kê: tạm dừng xuất nhập tại khu vực đếm trong khoảng thời gian hợp lý, hoặc ghi nhận từng biến động phát sinh để quy về cùng thời điểm đối chiếu. Đừng so sánh số lượng kiểm đếm buổi sáng với số dư sổ sách đã thay đổi sau các đơn bán buổi chiều.
Tách biệt đơn vị bán lẻ khỏi thùng đóng gói của nhà cung cấp, đồng thời kiểm tra kỹ mã vạch sản phẩm và phân loại biến thể. Hai bao bì tương tự với kích cỡ khác nhau không phải là cùng một sản phẩm. Ngoài ra, hàng hỏng hoặc hàng trả về đang chờ kiểm định có thể hiện diện thực tế nhưng chưa sẵn sàng để bán; hãy ghi nhận rõ trạng thái thay vì cộng dồn ngay vào số lượng tồn khả dụng.
Giao diện thực tế của Mollkom thể hiện điều gì?
Tại Joolyoo hiển thị các vị trí lưu trữ cùng các luồng độc lập cho điều chuyển, kiểm kê và lịch sử biến động. Hãy bắt đầu từ kho dự định thao tác, sau đó theo dõi quy trình cùng mã tham chiếu tương ứng. Một lệnh điều chuyển xuất hiện trong danh sách chưa chứng minh hàng đã được nhận ở kho bên kia, và việc mở màn hình kiểm kê cũng không đồng nghĩa chênh lệch số lượng đã được phê duyệt. Hướng dẫn kho hàng bên dưới sẽ giải thích vị trí các công cụ này cùng các bước xác minh.
Làm thế nào để rà soát chênh lệch từng bước một?
- Xác thực danh tính sản phẩm, mã vạch, đơn vị tính và kho hàng, sau đó tiến hành đếm lại mà không sao chép số dư kỳ vọng.
- Rà soát đơn hàng, trạng thái xử lý đóng gói và các biến động phát sinh trong kỳ, không chỉ dựa vào số lượng đơn thuần túy.
- Kiểm tra các đợt điều chuyển xuất nhập, trạng thái nhận hàng và bất kỳ yêu cầu trả hàng nào chưa hoàn tất kiểm định.
- Ghi nhận nguyên nhân chênh lệch cùng chứng từ liên quan, sau đó rà soát quy trình điều chỉnh và thẩm quyền phê duyệt cần thiết trước khi xác nhận.
- Sau khi phê duyệt, hãy mở lại sổ ghi nhận biến động và số dư để đảm bảo việc điều chỉnh chỉ được thực hiện một lần và đúng vị trí kho.
Một ví dụ về chênh lệch kiểm kê trông như thế nào?
Ví dụ tính toán mang tính minh họa, không phải dữ liệu bán hàng của Joolyoo: Số dư sổ sách là 24 hộp, số đếm thực tế là 22, chênh lệch ban đầu bằng -2. Nếu bạn phát hiện 2 lượt xuất kho chưa được ghi nhận, hãy xử lý đúng chứng từ tham chiếu thay vì tạo một bút toán hao hụt thủ công rồi lại ghi nhận xuất kho lần hai. Nếu không tìm ra nguyên nhân, hãy lưu lại chênh lệch có ghi chú để tiếp tục đối soát, tuyệt đối không tự ý tạo giao dịch mua hoặc bán ảo để che đậy.
Sử dụng bảng theo dõi đơn giản cho mỗi lần rà soát: Tên sản phẩm, mã vạch, kho hàng, đơn vị, thời gian đếm, số dư tại thời điểm đối chiếu, số lượng đếm thực tế, chênh lệch, nguyên nhân, mã giao dịch tham chiếu và người đối soát. Đây là danh mục làm việc gợi ý; không mang hàm ý mọi trường thông tin đều hiển thị trên một biểu mẫu duy nhất trong nền tảng.
Có cần kiểm kê toàn bộ cửa hàng mỗi lần không?
Bạn có thể tổ chức kiểm đếm định kỳ theo từng nhóm nhỏ hơn dựa trên tốc độ luân chuyển, giá trị sản phẩm và tần suất chênh lệch, kết hợp kiểm kê tổng thể khi cần thiết. Hãy chọn nhịp độ dựa trên dữ liệu vận hành thực tế thay vì áp dụng một lịch cố định cho tất cả. Nếu tình trạng thiếu hụt lặp lại ở các mặt hàng vừa bán tại quầy thu ngân vừa bán qua gian hàng trực tuyến, hãy rà soát kho liên kết với từng kênh trước khi tăng tần suất đếm.
Làm thế nào để biết vấn đề đã được giải quyết?
Xác minh lại số dư và lịch sử giao dịch, sau đó theo dõi chu kỳ vận hành tiếp theo. Khớp số liệu tại một thời điểm tức thời chưa chứng minh nguyên nhân gốc rễ đã chấm dứt. Hãy theo dõi số lượng chênh lệch tái diễn và nguyên nhân của chúng, đừng vội coi việc giảm tồn kho sau kiểm kê là bằng chứng mặc nhiên của mất cắp hay thất thoát doanh số.
Làm thế nào để bắt đầu trên Mollkom?
Chuẩn bị danh mục sản phẩm và các vị trí kho, sau đó làm theo hướng dẫn kho hàng và thiết lập tồn kho liên quan bên dưới. Mollkom tích hợp sản phẩm, đơn hàng, tồn kho, điểm bán POS và giao vận trong một môi trường vận hành duy nhất; hãy bắt đầu từ phạm vi nhỏ có thể kiểm soát trước khi mở rộng quy mô.
